Una decisión no termina cuando se aprueba en el Consejo de Administración

UNA IDEA

La calidad del gobierno corporativo depende tanto de las decisiones adoptadas por el Consejo como de los mecanismos establecidos para asegurar su adecuada implementación.

Las actas de las reuniones permiten documentar los acuerdos, pero no siempre contienen información suficiente para supervisar su desarrollo posterior.

En ocasiones, las decisiones se registran mediante formulaciones generales que dejan margen a distintas interpretaciones sobre su alcance, sus condiciones o los resultados esperados.

Estas ambigüedades pueden adquirir especial relevancia cuando se trata de inversiones, adquisiciones, procesos de transformación o cambios organizativos.

UNA TENSIÓN

El Consejo tiene la responsabilidad de supervisar la ejecución de sus decisiones sin sustituir al equipo directivo en la gestión de la compañía.

Esta delimitación no siempre resulta sencilla.

Cuando un proyecto presenta desviaciones respecto a las previsiones iniciales, los consejeros pueden solicitar información adicional e intervenir progresivamente en cuestiones operativas.

Por otra parte, un seguimiento demasiado distante puede impedir detectar incumplimientos, dificultades de ejecución o cambios que requieran reconsiderar la decisión original.

El equilibrio consiste en establecer mecanismos de supervisión que proporcionen información suficiente para ejercer la función de gobierno, respetando la autonomía de la dirección.

UN MARCO

El Board Operating System desarrollado en El Consejo Estratégico contempla tres instrumentos para estructurar el proceso de decisión y seguimiento.

Memorando de decisión (Decision Memo). Documento previo que presenta la decisión solicitada, las alternativas consideradas, los criterios de evaluación, los riesgos y la recomendación de la dirección.

Registro de decisiones (Decision Log). Instrumento que recoge los acuerdos relevantes, sus fundamentos, las condiciones de aprobación y los criterios que determinarán una eventual revisión.

Cuadro de seguimiento de acciones (Action Tracker). Sistema que permite supervisar los compromisos asociados a las decisiones, mediante responsables identificados, plazos, hitos y evidencias de cumplimiento.

Estos instrumentos responden a una necesidad común: preservar la continuidad entre la deliberación del Consejo y la actividad posterior de la organización.

Su utilidad depende de la selección de información verdaderamente relevante. Un cuadro de seguimiento excesivamente detallado puede terminar reproduciendo los mismos problemas que pretende resolver.

UNA IMPLICACIÓN

El Consejo debería establecer un criterio mínimo para considerar suficientemente cerrada una decisión estratégica.

Además de aprobar una propuesta, convendría precisar el alcance del acuerdo, las condiciones aplicables, el responsable de su ejecución y el momento en que deberá revisarse.

También es importante determinar qué evidencias permitirán valorar el cumplimiento.

En una inversión industrial, por ejemplo, pueden establecerse hitos de desembolso, puesta en marcha y consecución de determinados resultados operativos.

El Consejo no necesita intervenir en las actuaciones ordinarias necesarias para alcanzar esos objetivos. Su responsabilidad consiste en comprobar que las condiciones aprobadas se respetan y que las desviaciones relevantes reciben la atención adecuada.

Este procedimiento contribuye, además, a evitar la reapertura recurrente de decisiones por motivos que no responden a cambios objetivos en las circunstancias.

UNA PREGUNTA PARA EL CONSEJO

¿Disponemos de información suficiente para verificar el grado de ejecución de nuestras principales decisiones estratégicas y valorar los resultados obtenidos respecto a las condiciones inicialmente aprobadas?